Por Pádua Sampaio
Articulista do Focus
Reunião de trabalho. Objeto de discussão, de apreço, discórdia; ferramenta em prol da produtividade ou sinônimo de improdutividade? Há reuniões que poderiam ser um e-mail ou às vezes até um WhatsApp. Há, claro, as necessárias também e motivos não faltam para existir: de briefing, de apresentação, de alinhamento, de follow up, de brainstorm, de feedback, de resultados e lá vamos nós com caderno, caneta ou notebook nas mãos.
A pandemia promoveu aplicativos como Zoom, Meeting, Teams, Whereby à sala de reunião e de repente o que poderia ser resolvido em uma conversa de corredor ou no intervalo do café ganhou invite por e-mail, compromisso na agenda e muita
conversa em frente à tela.
Outra mudança a partir de 2020: o que está sendo visto enquanto falo. Os mais despojados apenas deixavam o background da tela borrado. Já os mais cuidadosos instalavam seu ring light no lugar mais instagramável da casa. Mais ou menos como
filósofos e sociólogos, que sempre aparecem nos telejornais em frente a uma estante de livros dispostos cuidadosamente. Quem nunca?
Apesar de as reuniões virtuais terem rareado com o fim da nossa clausura e com a diminuição da modalidade do trabalho remoto – ironicamente, a empresa Zoom pediu que seus funcionários voltassem ao presencial – há sim um legado. Antigamente (leia-se, pré-Covid), soava descortês sugerir um encontro virtual se houvesse possibilidade de se ver ao vivo. Hoje, é aceitável e compreensível, sendo sempre melhor o tête-à-tête, óbvio.
O fato é que especialistas consideram um grande desafio realizar uma reunião produtiva, inclusive presencialmente. Exige preparo e disciplina antes, durante e depois do encontro. Se for remota, exige também não ter várias janelas abertas do
navegador. Chegar a uma reunião sem saber do que trata o tema, sem ter lido nada sobre o assunto é paraquedismo. Não ter hora para terminar é outro erro.
Tenho um amigo que, ao sentar à mesa, sua primeira observação é perguntar que horas o encontro termina. Faz sentido. Em um mundo que jorra informação a la Itaipu, o tempo é um líquido precioso que escorre por nossas mãos, queiramos ou
não, e o resultado no fim do mês vem justamente daquilo que fazemos com as nossas horas de 8 às 18h.
Vários líderes já se posicionaram sobre o tema e como lidam em suas companhias. Steve Jobs costumava reunir o time 3h por semana, dando a oportunidade para que cada um apresentasse o projeto em que está trabalhando. Já vi entrevistas do Abílio Diniz na direção totalmente oposta. Para ele, se precisa de reunião é porque as pessoas não sabem o que fazer. E se não sabem é porque não há processos bem definidos ou inadequados. É a tríade cultura, pessoas e processos elevada à máxima potência. Menos, por favor.
Um modelo que chama atenção é o de Jeff Bezos, fundador da Amazon. Considerando que ele fundou do zero uma empresa que hoje chega a um trilhão de dólares em valor de mercado, convém conhecer. Antes de mais nada, esqueça Powerpoints e um sem-número de slides contando passo a passo estratégias ou resultados. Em vez disso, a Amazon prepara memorandos que são enviados à equipe antes da reunião. No mundo ideal, as pessoas leem os memorandos e já sentam à mesa cientes do que será discutido.
Como nem sempre isso acontece, é dado o tempo de trinta minutos para que cada um absorva, em silêncio, o assunto a ser debatido. Um dos participantes é previamente designado para anotar tudo. É a boa e velha, ata, com um diferencial: o documento é gerado em forma de plano de ação (5W2H, lembra?) com os devidos prazos de entrega pactuados no encontro. Esse material será compartilhado com os demais posteriormente.
E quem pode se manifestar na reunião? É raro, mas acontece todo dia: ideias ruins enevoadas pela eloquência ou embaladas com o holerite dos cargos de chefia. Por isso, na Amazon, a ordem de fala vai do menos experiente para o mais experiente.
O CEO é o último a se pronunciar, evitando que os mais jovens se sintam influenciados pela hierarquia e assim fiquem mais livres para expor suas ideias. Balançar a cabeça, só quando concordar de verdade.
Todo mundo pode se manifestar, mas nem todos são convidados a se fazerem presentes. Seis a oito pessoas é a quantidade que Bezos considera ideal em uma reunião. Ele chama isso de “a regra das duas pizzas”, já que duas pizzas inteiras seriam capazes de saciar a fome de todos que foram convocados. Quanto maior o time, maior a dispersão e menor a efetividade. O esforço precisa ser concentrado.
Para fechar, haverá sempre uma cadeira vazia na sala. É, simbolicamente, o local do cliente, a razão pela qual todos estão ali. Não é preciso conhecer muito sobre Bezos e a Amazon para saber da obsessão que a companhia tem por entender e satisfazer seus consumidores. Se há um impasse, volta-se ao local vazio e pergunta-se: “o que o nosso cliente acharia disso?”
São regras muito simples, que podem ser aplicadas em grandes corporações ou em pequenas empresas. O que fica claro é que se faz necessário ter método para ter melhores resultados.
Em um mundo cujo tempo é cada vez mais reduzido e a atenção, concorrida, há de se valorizar cada segundo. Se você discorda, sem problema, podemos conversar. Como está a sua agenda? Prefere remoto ou presencial?
