Por Eugênio Vaques e Diego Monteiro
Post convidado
A regulamentação sobre a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas pela Instrução Normativa n. 79 do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração DREI. O atual cenário de pandemia pelo Coronavírus trouxe relevantes desafios para as empresas mercantis. Estando ou não a empresa com as atividades interrompidas por conta da pandemia, ainda é necessário observar as obrigações legais e contratuais que lhe são impostas, dentre as quais está a de realizar assembleias ou reuniões de sócios.
Por esta razão, dentre as diversas alterações legislativas para adequar a realidade das empresas ao presente momento, está a inserção do art. 1.080-A no Código Civil. Este dispositivo permite ao sócio participar e votar a distância em reunião ou assembleia. E coube ao DREI criar a regulamentação para tal. O DREI é o órgão governamental ligado ao Ministério da Economia que, dentre outras atribuições, estabelece e consolida as normas e diretivas gerais do Registro Público de Empresas Mercantis e atividades afins.
Cumpre então ao DREI estabelecer as diretrizes a serem adotadas na realização de atos a serem praticados em empresas mercantis, em especial nos procedimentos a serem registrados perante a competente Junta Comercial.
Para fins de regular o art. 1.080-A no Código Civil, foi criada a Instrução Normativa DREI n. 79, de 14 de abril de 2020, aplicável às sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas. Foram criadas duas modalidades de participação, sendo a primeira semipresencial, quando for possível a participação de forma presencial e a distância, e a segunda a digital, quando a deliberação só puder ocorrer a distância. Esta última modalidade tem especial aplicabilidade em locais que impuseram restrição a aglomeração e ao deslocamento de pessoas.
Independente da forma como se realize, ainda devem ser observados todos os requisitos legais em relação ao quórum, à convocação, à instalação e à deliberação. Portanto, o mero fato de ocorrer a distância não retira a observância dos demais requisitos tanto na convocação quanto na realização inerentes ao ato para que este tenha validade.
Os documentos e as informações disponibilizadas previamente ao ato, por exemplo, devem ser disponibilizados em meio digital seguro. Já o instrumento de convocação deve informar de forma precisa se a reunião será semipresencial ou digital, bem como de qual forma poderá ser possível a participação e o voto. Caso qualquer acionista, sócio ou associado tenha problema decorrente de seu próprio equipamento ou na conexão à rede mundial de computadores, o fato não será oponível à sociedade e o ato será considerado como validamente realizado.
Para que posteriormente se possa analisar se o ato transcorreu de forma regular, é obrigatório que a sociedade mantenha arquivado todos os documentos relativos à reunião ou assembleia semipresencial ou digital, bem como a gravação integral dela. E deverá assim manter por todo o período prescricional para eventual ação que vise anular o ato.
Ponto interessante é que a ata de reunião ou assembleia, bem como o livro societário, poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, que certificarão em tais documentos os acionistas, sócios ou associados presentes. A lista de presença com a assinatura de todos os participantes tornou-se então elemento dispensável. Na ata também deverá se indicar es esta ocorreu de forma semipresencial ou a distância, bem como se informar de que forma foi permitida a participação e a votação.
A participação e o voto do acionista, sócio ou associado pode ocorrer de duas formas: por atuação remota ou por boletim de voto. Independentemente do meio adotado, deve-se garantir a segurança, a confiabilidade e a transparência do conclave. A atuação remota, por ser meio mais singelo de participação dos interessados, não foi objeto de maiores regulamentações por parte da IN 79.
O boletim de voto, todavia, obteve previsão específica. Este deve, obrigatoriamente, conter todas as matérias constantes da ordem do dia da reunião ou assembleia, as orientações sobre o seu envio à sociedade, a indicação dos documentos para verificação da identidade do participante e as orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido. E o boletim de voto deve ser disponibilizado em formato passível de impressão e preenchimento manual para envio à sociedade.
Deve-se ter especial cuidado na descrição das matérias a serem deliberadas, pois não se pode usar de linguagem que induza o participante a erro. Ademais, a matéria deve ser formulada como uma proposta, indicando-se o seu autor, de modo que o participante precise somente aprová-la, rejeitá-la ou abster-se.
Quando a sociedade publicar a primeira convocação para a reunião ou assembleia semipresencial ou digital, deve na mesma data enviar o boletim de voto aos participantes, os quais devem devolvê-la em até cinco dias antes da data da realização do conclave. Caso o participante preencha o boletim de voto e ainda assim se faça presente ao ato e exerça o seu direito de participação e voto, o seu respectivo boletim de voto será desconsiderado.
Por fim, cumpre destacar que as reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas, em virtude das restrições decorrentes da pandemia do Coronavírus, poderão ser realizadas de forma semipresencial ou digital, desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes ou declarem expressamente sua concordância.
Eugênio Vasques é advogado, sócio de Vasques Advogados Associados, professor universitário na Universidade de Fortaleza-UNIFOR. Especialista e Mestre em Ciências Jurídico-Privatísticas pela FDUP-Portugal. Especialista em direito empresarial pela PUC-SP. Co-fundador do Instituto Cearense de Proteção de Dados- ICPD. Escreve no Focus.jor.
Diego Monteiro Maciel Lima é Advogado no escritório Vasques Advogados Associados, tem especialização em Direito Processual Penal pela Escola Superior da Magistratura do Estado do Ceará – ESMEC.
